BB Email AgentProdukt B&B Marketing
Prywatność

Polityka prywatności BB Email Agent

Wersja: 14 października 2026 r.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych związanych ze sprzedażą, licencją i wsparciem BB Email Agent jest B&B Marketing Sp. z o.o., ul. Jarzębinowa 7, 43-385 Jasienica, KRS 0001013228, NIP 9372749383, REGON 524167384.

Kontakt w sprawach prywatności: [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od etapu zakupu i obsługi możemy przetwarzać: nazwę firmy, NIP, adres firmy i dane do faktury, imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail, dane zamówienia, identyfikatory transakcji i płatności, informacje o statusie licencji i aktywowanych urządzeniach, treść korespondencji ze wsparciem oraz podstawowe dane techniczne potrzebne do bezpieczeństwa i diagnostyki serwisu.

3. Cele przetwarzania

  • przyjęcie zamówienia, zawarcie i wykonanie umowy licencyjnej;
  • obsługa płatności i potwierdzenie statusu transakcji;
  • wydanie i obsługa klucza licencyjnego;
  • wystawienie i rozliczenie faktury, w tym obsługa obowiązków podatkowych i KSeF;
  • udzielenie wsparcia technicznego, obsługa reklamacji, oświadczeń o odstąpieniu i zwrotów płatności;
  • zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i ochrona przed nadużyciami;
  • ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;
  • analityka strony wyłącznie po wyrażeniu zgody, jeżeli jest używana na danej podstronie.

4. Podstawy prawne

Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy przetwarzamy w związku z realizacją umowy lub działaniami podejmowanymi na żądanie przed jej zawarciem. Dane księgowe i podatkowe przetwarzamy w celu wykonania obowiązków prawnych. Dane potrzebne do bezpieczeństwa, obsługi roszczeń i organizacji wsparcia możemy przetwarzać na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora. Dane analityczne oparte na opcjonalnych cookies są przetwarzane po zgodzie.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w realizacji sprzedaży i obsłudze produktu, w szczególności:

  • PayPro S.A. / Przelewy24 — w zakresie obsługi płatności internetowych, po uruchomieniu tej metody;
  • Ministerstwo Finansów / KSeF — w zakresie wymaganym do wystawiania i obsługi faktur ustrukturyzowanych;
  • Google Workspace — w zakresie korespondencji e-mail;
  • Cloudflare — w zakresie hostingu, dostarczania i zabezpieczenia strony oraz infrastruktury serwisu licencyjnego;
  • dostawcy księgowości, obsługi IT i prawnej — w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań.

Operator płatności może przetwarzać dane płatnika również jako odrębny administrator zgodnie z własnymi obowiązkami prawnymi i polityką prywatności.

6. KSeF i faktury

Jeżeli faktura podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF, jest przekazywana do Krajowego Systemu e-Faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Na adres e-mail możemy dodatkowo przesłać informację o wystawieniu faktury, numer KSeF, potwierdzenie transakcji albo wizualizację faktury.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane związane z umową, płatnościami i fakturami przechowujemy przez okres wymagany przepisami oraz do czasu upływu terminów przedawnienia odpowiednich roszczeń. Korespondencję wsparcia przechowujemy tak długo, jak jest to potrzebne do obsługi sprawy, historii zgłoszeń i ochrony przed roszczeniami. Dane licencyjne przechowujemy co najmniej przez okres obowiązywania licencji i czas potrzebny do rozliczenia odnowień, reklamacji oraz nadużyć.

8. Dane kampanii w aplikacji

BB Email Agent został zaprojektowany tak, aby CSV, historia kampanii i dane wysyłkowe były co do zasady przechowywane lokalnie na komputerze użytkownika. Nie wymagamy przesyłania bazy odbiorców do B&B Marketing w celu zwykłego działania aplikacji. Dane odbiorców mogą jednak być przekazywane przez użytkownika do jego własnego dostawcy poczty w procesie wysyłki wiadomości.

9. Połączenie z kontem Google

Jeżeli użytkownik łączy BB Email Agent z Gmail lub Google Workspace, aplikacja korzysta z Google OAuth 2.0. Żądane zakresy to openid, userinfo.email oraz gmail.send. Są wykorzystywane wyłącznie do potwierdzenia tożsamości użytkownika, rozpoznania adresu e-mail zalogowanego konta oraz wysyłania wiadomości z tego konta na jego polecenie.

BB Email Agent nie odczytuje treści skrzynki odbiorczej, historii wiadomości, kontaktów ani plików Google Drive i nie analizuje automatycznie odpowiedzi w Gmailu.

Dane uzyskane w związku z połączeniem konta Google nie są wykorzystywane do reklam, profilowania reklamowego, sprzedaży danych ani do trenowania lub ulepszania ogólnych modeli AI/ML. Poza komunikacją z usługami Google konieczną do wykonania funkcji wybranej przez użytkownika B&B Marketing nie przekazuje danych konta Google innym podmiotom.

BB Email Agent nie tworzy na podstawie danych Google zbiorów zagregowanych ani zanonimizowanych przeznaczonych do dalszego wykorzystania, profilowania, reklamy lub trenowania modeli.

Korzystanie przez BB Email Agent z danych otrzymanych z interfejsów API Google odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami Limited Use.

10. Ochrona, retencja i usuwanie danych Google

Poświadczenia OAuth Google potrzebne do utrzymania połączenia, w tym token odświeżania, są przechowywane wyłącznie lokalnie w Windows Credential Manager, który chroni je w kontekście konta użytkownika systemu Windows. BB Email Agent nie zapisuje tokenu Google w zwykłym pliku tekstowym i B&B Marketing nie przechowuje tych poświadczeń na swoich serwerach do zwykłego działania aplikacji.

Komunikacja aplikacji z usługami Google odbywa się przez szyfrowane połączenia HTTPS/TLS. Aplikacja ogranicza dostęp do minimalnych zadeklarowanych zakresów openid, userinfo.email i gmail.send oraz nie pobiera treści skrzynki odbiorczej, historii wiadomości, kontaktów ani plików Google Drive.

Poświadczenia Google są przechowywane lokalnie tylko tak długo, jak użytkownik utrzymuje połączenie konta. Użycie funkcji Odłącz Google usuwa lokalne poświadczenie z Windows Credential Manager. Użytkownik może również cofnąć dostęp BB Email Agent w ustawieniach bezpieczeństwa swojego konta Google. Dane kampanii i lokalna historia mogą zostać usunięte przez użytkownika z jego urządzenia.

11. AI i dane Google

BB Email Agent nie ma wbudowanej integracji API z ChatGPT/OpenAI, Claude/Anthropic, Gemini ani innymi zewnętrznymi usługami AI/ML i nie przekazuje do takich usług surowych, zagregowanych, zanonimizowanych ani pochodnych danych otrzymanych z Google Workspace APIs.

Dostępna w produkcie biblioteka promptów zawiera wyłącznie tekstowe instrukcje, które użytkownik może ręcznie skopiować do wybranego przez siebie narzędzia poza BB Email Agent. Aplikacja nie wykonuje takiego transferu automatycznie i dane Google uzyskane przez OAuth/Gmail API nie są używane przez B&B Marketing do trenowania, rozwijania ani ulepszania ogólnych modeli AI/ML.

11a. Microsoft Outlook / Microsoft 365

Jeżeli użytkownik łączy konto Microsoft Outlook lub Microsoft 365, aplikacja korzysta z OAuth 2.0 i Microsoft Graph. Żądane zakresy to openid, profile, offline_access, User.Read i Mail.Send. Służą do uwierzytelnienia, rozpoznania adresu podłączonego konta, utrzymania połączenia oraz wysyłania wiadomości na polecenie użytkownika. Aplikacja nie żąda Mail.Read i nie pobiera treści skrzynki odbiorczej w celu analizowania odpowiedzi.

Poświadczenia OAuth Microsoft są przechowywane lokalnie w Windows Credential Manager w kontekście użytkownika Windows. BB Email Agent nie przechowuje hasła do skrzynki Microsoft. Odłączenie konta w aplikacji usuwa jego lokalne poświadczenie; użytkownik może również cofnąć dostęp u dostawcy konta. Komunikacja OAuth i Graph korzysta z HTTPS. Treść wysyłanej wiadomości i dane odbiorców są przekazywane Microsoftowi w celu realizacji wysyłki; B&B Marketing nie otrzymuje ich w zwykłym torze działania aplikacji.

11b. SMTP, SendGrid i dane lokalne

Przy połączeniu SMTP wiadomości i dane odbiorców trafiają do wybranego przez użytkownika dostawcy poczty. Przy użyciu SendGrid są przekazywane do SendGrid. Hasło SMTP lub klucz SendGrid są przechowywane lokalnie w Windows Credential Manager. Użytkownik może odłączyć konto w aplikacji i usunąć lokalne poświadczenie.

CSV, dane kampanii i historia są przechowywane lokalnie. Lokalna baza kampanii nie jest szyfrowana przez aplikację; jej ochronę zapewniają ustawienia dostępu i zabezpieczenia urządzenia użytkownika. B&B Marketing nie wymaga przesyłania bazy odbiorców ani treści kampanii do swojego serwisu licencyjnego. Dane lokalne użytkownik może usunąć z urządzenia.

11c. Aktywacja i sprawdzanie licencji

Aplikacja kontaktuje się przez HTTPS z serwisem licencyjnym BB Email Agent pod adresem licencje.bbmarketing.pl. Podczas aktywacji przekazuje adres e-mail do licencji, klucz licencyjny, kod produktu, wersję programu, skrót identyfikatora urządzenia i jego nazwę. Późniejsza walidacja oraz dezaktywacja używają tokenu aktywacji i danych urządzenia. Dane te służą weryfikacji ważności licencji, obsłudze limitu komputerów i ochronie przed nadużyciami; nie obejmują bazy odbiorców ani treści kampanii.

Dane serwisu licencyjnego są przetwarzane przez B&B Marketing z wykorzystaniem infrastruktury Cloudflare. Okres przechowywania danych licencyjnych opisano w punkcie 7. Dezaktywacja zwalnia aktywację urządzenia; nie jest równoznaczna z usunięciem historii zakupów i danych wymaganych do rozliczeń. W sprawach dostępu do danych, ich usunięcia i innych praw opisanych w punkcie 13 można skontaktować się pod adresem [email protected].

12. Przekazywanie poza EOG

Niektórzy dostawcy technologiczni mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, stosowane są mechanizmy przewidziane przez RODO, takie jak decyzje o odpowiednim stopniu ochrony lub standardowe klauzule umowne.

13. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy przetwarzania możesz żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także wnieść sprzeciw. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać na przyszłość. Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

14. Podanie danych

Podanie danych firmy, NIP-u, adresu do faktury i e-maila jest wymagane do realizacji sprzedaży B2B, rozliczenia oraz wydania licencji. Brak tych danych może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

15. Cookies

Na stronach BB Email Agent mogą działać mechanizmy niezbędne do prawidłowego działania serwisu oraz — po zgodzie — narzędzia analityczne. Szczegółowe informacje o ustawieniach cookies na stronie głównej B&B Marketing znajdują się w ogólnej polityce prywatności i cookies.

16. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana, jeżeli zmieni się proces sprzedaży, dostawcy, funkcje produktu albo wymagania prawne. Aktualna wersja jest publikowana pod tym adresem.